Dashboard Manajemen Rumah Sakit
A UX Design Case Study
Story
Sebuah Rumah Sakit berencana untuk membuat aplikasi yang dapat memberikan data realtime terkait pasien, dokter, dan statistik lainnya yang dapat dijadikan acuan oleh stakeholder dalam upaya meningkatkan pelayanan kesehatan kepada masyarakat luas.
Masalah
- Pasien harus selalu menulis form pendaftaran setiap akan berobat.
- Tidak dapat melakukan pengecekan data pasien yang sudah pernah mendaftar/berobat sebelumnya dengan cepat. Dikarenakan data pasien masih dalam bentuk lembaran kertas.
- Statistik pasien hanya dapat diketahui jika sudah dibuat laporan bulanan.
- Data dokter yang aktif dan tidak aktif masih disimpan dalam bentuk kertas. Sehingga pada saat pasien mendaftar ke dokter tertentu, harus melihat satu persatu data yang tersimpan di kertas untuk melihat jadwal.
- Rumah Sakit kesulitan dalam memonitor data, yang berhubungan dengan pasien dan dokter dikarenakan saat ini data yang mereka butuhkan tidak terpusat.
Tujuan
Membuat sebuah solusi website dashboard sebagai management tools rumah sakit yang dapat membantu memecahkan permasalahan tersebut dengan menggunakan Design Thinking.
Pendekatan
Dalam perancangan ini, saya menggunakan pendekatan Design Thinking. Design thinking adalah proses memahami pengguna dan mendefinisikan kembali masalah untuk mengidentifikasi strategi dan solusi alternatif. Dengan kata lain, Design Thinking menyediakan pendekatan berbasis solusi untuk memecahkan masalah. Design Thinking dipilih karena dapat membantu memunculkan ide-ide kreatif dalam memecahkan suatu masalah. Design Thinking memiliki lima fase menurut d.school, yaitu: Empathise, Define, Ideate, Prototype, dan Test.
Empathise
Tahap pertama dari proses Design Thinking adalah Empathise untuk mendapatkan pemahaman dan empati untuk masalah yang akan dipecahkan.
Empathy Map
Pertama-tama, dibuatlah empathy map untuk lebih memahami permasalahan sekaligus memetakan permasalahan yang dirasakan pengguna. Empathy Map terdiri dari enam bagian: Think & Feel, Say & Do, Hear, See, Pain, dan Gain.
Think and feel?
- Rumah Sakit kesulitan dalam memonitor data, yang berhubungan dengan pasien dan dokter
- Sulitnya melakukan pengecekan data pasien yang sudah pernah mendaftar/berobat sebelumnya dengan cepat
See?
- Statistik pasien hanya dapat diketahui jika sudah dibuat laporan bulanan
- Harus melihat satu persatu data yang tersimpan di kertas untuk melihat jadwal dokter
Say and do?
- Pasien menulis form pendaftaran setiap akan berobat
- Penulisan data pasien masih dalam bentuk lembaran kertas
- Data dokter yang aktif dan tidak aktif masih disimpan dalam bentuk kertas
- Data tidak ter centralized
Pain
- Pasien harus selalu menulis form pendaftaran setiap akan berobat.
- Tidak dapat melakukan pengecekan data pasien yang sudah pernah mendaftar/berobat sebelumnya dengan cepat. Dikarenakan data pasien masih dalam bentuk lembaran kertas.
- Statistik pasien hanya dapat diketahui jika sudah dibuat laporan bulanan.
- Data dokter yang aktif dan tidak aktif masih disimpan dalam bentuk kertas. Sehingga pada saat pasien mendaftar ke dokter tertentu, harus melihat satu persatu data yang tersimpan di kertas untuk melihat jadwal.
- Rumah Sakit kesulitan dalam memonitor data, yang berhubungan dengan pasien dan dokter dikarenakan saat ini data yang mereka butuhkan tidak ter centralized
Gain
- Pasien hanya perlu mengisi form pendaftaran satu kali ketika pertama kali berobat
- Data pasien disimpan dalam bentuk digital sehingga pemeriksaan data dapat dilakukan dengan cepat
- Statistik pasien dapat diketahui secara real time
- Data dokter disimpan dalam bentuk digital sehingga proses pencarian informasi dapat dilakukan dengan lebih mudah menggunakan sistem
- Menyediakan sistem yang dapat menyimpan data yang berhubungan dengan pasien dan dokter secara terpusat sehingga memudahkan rumah sakit dalam monitoring
User Persona
User Persona adalah karakter fiktif yang mewakili pengguna dan digunakan sebagai acuan pengguna yang akan menggunakan hasil desain. Di sini, saya menggunakan Dimas Daffa, seorang manager rumah sakit, sebagai user persona dari desain yang akan dibuat.
Dimas Daffa
Seorang Manajer Rumah Sakit
Demografi
- Laki-laki
- 44 Tahun
- Telah menikah
- Ayah dari dua anak
- Memiliki gelar di bidang Manajemen Pelayanan Rumah Sakit
Tujuan dan Tugas
Dimas fokus dalam perannya sebagai manajer rumah sakit. Tugasnya mulai dari perencanaan, pengelolaan, pengarahan, hingga pengendalian rumah sakit.
Dimas menghabiskan waktu kerjanya untuk:
- Mengelola data yang berhubungan dengan pasien dan dokter
- Memantau data statistik pasien
- Mengelola jadwal dokter yang aktif dan tidak aktif
- Memantau laporan bulanan tentang kinerja rumah sakit
Lingkungan
Dimas nyaman menggunakan komputer dan internet. Dimas terhubung dengan koneksi internet melalui jaringan di rumah sakit. Dimas biasa menghabiskan waktu 4 jam per hari dalam menggunakan komputer dan internet selama jam kerjanya.
Define
Pada tahap Define, dilakukan analisis untuk menentukan inti permasalahan yang telah diidentifikasi.
Pernyataan Masalah
Manajemen rumah sakit kesulitan dalam pengelolaan data terkait pasien dan dokter. Hal ini disebabkan karena saat ini data masih disimpan dalam bentuk lembaran kertas yang terpisah dan belum terpusat.
Tujuan
Membuat sebuah solusi berupa website dashboard sebagai management tools bagi manajemen rumah sakit yang dapat membantu dalam pengelolaan rumah sakit.
Kebutuhan Pengguna
Selanjutnya yaitu mendefinisikan kebutuhan pengguna. Berikut ini adalah daftar kebutuhan manajemen rumah sakit sebagai pengguna. Manajemen rumah sakit membutuhkan sistem yang dapat:
- Menyimpan data terkait pasien, mulai dari data diri hingga riwayat kunjungan
- Menyimpan data terkait dokter, mulai dari data diri, jadwal, kehadiran, hingga riwayat pemeriksaan
- Menampilkan diagram statistik terkait pasien, mulai dari jumlah kunjungan, jumlah pasien yang dapat ditangani, jumlah pasien rawat jalan dan rawat inap, hingga tingkat kepuasan pasien terhadap layanan yang diberikan
- Menampilkan diagram statistik terkait dokter, mulai dari jadwal praktek, kehadiran dokter, persentase pasien yang dapat ditangani, hingga tingkat kepuasan pasien terhadap pelayanan dokter
- Menampilkan diagram statistik terkait rumah sakit, mulai dari jumlah ruangan rawat inap yang tersedia hingga jumlah pemasukan dan pengeluaran rumah sakit.
Ideate
Pada tahap ini, mulai dihasilkan ide kreatif sebagai solusi atas pernyataan masalah yang telah didefinisikan.
Arsitektur Informasi
Arsitektur Informasi digunakan untuk mengatur, mengelola, dan memberi label informasi. Berikut ini merupakan Arsitektur Informasi dari sistem yang akan dibuat:
Sketsa Awal
Sketsa awal berfungsi sebagai alat untuk mengeksplorasi ide dari solusi desain awal. Sketsa awal ini dibuat dengan media kertas.
Prototype
Selanjutnya, sketsa dibawa ke tahap selanjutnya, yaitu prototipe sebagai solusi atas permasalahan.
Style
Style adalah gaya visual yang digunakan sebagai pedoman untuk menjaga konsistensi dari desain yang dibuat. Berikut adalah style yang ditetapkan untuk tipografi dan warna tema pada produk.
Prototipe
Prototipe adalah bentuk awal atau contoh sistem yang berfungsi sebagai model untuk versi final dari sistem yang lengkap. Prototipe ini dibuat dengan aplikasi Figma. Berikut ini adalah tautan dari prototipe:
Test
Tahap terakhir adalah menguji prototipe yang telah dibuat kepada pengguna. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan umpan balik tentang solusi yang ditawarkan kepada pengguna.
Usability Testing
Prototipe diuji menggunakan metode usability testing. Usability testing dilakukan dengan bantuan situs web Maze dengan seorang partisipan. Berikut ini adalah empat skenario tugas yang diujikan dalam usability testing:
- Hari ini adalah hari minggu, Anda ingin mencari tahu jumlah pasien yang berkunjung ke rumah sakit hari ini.
- Sebagai manajer rumah sakit, Anda ingin mencari tahu ruangan kelas 1 yang tersedia untuk pasien rawat inap.
- Sistem ini menyimpan data semua karyawan di rumah sakit. Anda ingin mencari tahu jabatan Justin Calzoni di rumah sakit.
- Seorang pasien menanyakan kepada Anda tentang informasi dokter THT untuk besok, 20 September 2021 pukul 15.00. Cari tahu nama dokter yang bertugas pada waktu tersebut.
Hasil
Analisis
Berikut ini adalah kesimpulan analisis yang dapat diambil dari hasil usability testing terhadap prototype:
- Dapat mencapai tujuan
- Memiliki desain yang bagus
- Mudah dibaca dan dioperasikan
- Memiliki navigasi yang jelas menggambarkan informasi di dalamnya sehingga pengguna mudah dalam mencari suatu informasi
- Membutuhkan tutorial untuk pengguna baru
- Informasi hari pada dashboard jumlah pasien kurang terlihat
- Kurang informasi waktu pada dashboard, apakah data yang ditampilkan adalah harian, bulanan, atau tahunan.
Kesimpulan
Masalah
Manajemen rumah sakit kesulitan dalam pengelolaan data terkait pasien dan dokter. Hal ini disebabkan karena saat ini data masih disimpan dalam bentuk lembaran kertas yang terpisah dan belum terpusat.
Solusi
Membuat sebuah website dashboard sebagai management tools bagi manajemen rumah sakit yang dapat membantu dalam pengelolaan rumah sakit. Website ini dapat menyimpan data dan menampilkan diagram statistik dari pasien dan dokter di rumah sakit.
Manfaat
Solusi ini diharapkan dapat membantu rumah sakit dalam melakukan pengelolaan.
Tantangan
- Tidak adanya pekerja rumah sakit di sekitar yang dapat dijadikan narasumber
- Berempati dengan masalah di rumah sakit
- Menganalisis masalah dan memberikan solusi
- Waktu yang singkat kurang dari 5 hari, ditambah lagi banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan akhir-akhir ini
Apa yang saya pelajari
- Melakukan design thinking
- Pengelolaan pasien dan dokter di rumah sakit
- Mendesain dashboard
- Menggunakan komponen dan auto layout di figma
- Mendesain dengan bersih dan estetik
- Perlunya memberikan tutorial bagi pengguna baru
- Perlunya kontras yang lebih pada text yang berukuran kecil
- Perlunya keterangan waktu pada dashboard
